Manual Operativo de Alta y
Formalización de Prospectos y Socios

1 Objetivo

Establecer el procedimiento operativo para registrar un nuevo prospecto en Salesforce y llevarlo por las diferentes etapas del proceso hasta la formalización contractual.

El proceso busca asegurar que:

• La información del prospecto sea correcta.
• La documentación requerida esté completa.
• El prospecto cumpla con los filtros de validación.
• Company y Branch sean creados correctamente.
• La simulación de tasa sea aprobada.
• La documentación sea enviada correctamente a NUFI.
• El cliente pueda completar la firma digital.

2 Alcance

El proceso inicia con la identificación del tipo de persona fiscal y la recopilación de documentación. Continúa con:

1. Creación del prospecto.
2. Captura de información.
3. Validación y carga de evidencia.
4. Creación de Company.
5. Creación de Branch.
6. Simulación de tasa.
7. Revisión de carta de condiciones.
8. Carga de documentación en NUFI.
9. Envío de documentación.
10. Firma digital.

3 Sistemas involucrados

4 Requisitos previos

Antes de crear el prospecto, identificar el tipo de persona fiscal.

5 Flujo general

6 Estados del prospecto

El documento fuente explica detalladamente las etapas hasta la firma digital, pero no documenta los procedimientos específicos para ejecutar Alta en core, Perdido o Convertido.

7 Acceso a Salesforce

Acceder al portal de Salesforce utilizando las credenciales correspondientes. Si existe un problema con la contraseña:

1. Seleccionar ¿Olvidó la contraseña?.
2. Seguir el proceso de recuperación.

Una vez autenticado, se muestra el Dashboard de Socios.

8 Crear prospecto

8.1 Abrir Prospectos

Desde el menú principal: seleccionar Prospectos, después Nuevo.

8.2 Seleccionar tipo de registro

En la ventana Nuevo Prospecto seleccionar Prospecto Cliente y después Siguiente. Las otras opciones visibles son Netpay Store, Prospecto Branch y Prospecto Company; para este proceso se debe seleccionar Prospecto Cliente.

8.3 Prospecto duplicado

Si el prospecto ya fue creado o existe un registro duplicado: continuar desde el registro existente; o eliminarlo y comenzar nuevamente desde cero, cuando corresponda.

La eliminación debe utilizarse para evitar errores futuros cuando el proceso requiera iniciar nuevamente.

9 Captura de información del prospecto

Al seleccionar Prospecto Cliente, Salesforce muestra el formulario de información del prospecto.

9.1 Información del prospecto

9.2 Campos adicionales

10 Fuente de información

Para la captura inicial se debe tener disponible principalmente la Constancia de Situación Fiscal (CSF) y la carta propuesta.

La CSF es la fuente principal para la información fiscal. La carta propuesta se utiliza para completar información del prospecto y posteriormente para la simulación.

11 Seleccionar giro del negocio

El campo Giro Del Negocio permite buscar el giro dentro del catálogo de Netpay.

Procedimiento

1. Abrir Giro Del Negocio.
2. Buscar el giro.
3. Revisar las opciones encontradas.
4. Seleccionar el giro correspondiente.
5. Confirmar que coincida con CORE.

Si el giro no se encuentra: solicitar apoyo a Asesores Internos y, de ser necesario, levantar un ticket con Producción.

12 Socio comercial

Salesforce muestra automáticamente el nombre del socio comercial asignado en Socio comercial a cargo.

Validación

• El socio mostrado sea correcto.
• El prospecto quede asignado al responsable correcto.

13 Información Preliminar LEAD

Completar la sección Información Preliminar LEAD. Utilizar como fuente la carta propuesta cuando corresponda.

También completar Datos del Propietario y Datos del Responsable.

La información debe capturarse conforme a la documentación disponible.

14 Dirección fiscal

La dirección fiscal debe capturarse utilizando la información de la CSF.

No seleccionar una colonia únicamente por similitud de nombre.

15 Guardar el prospecto

Una vez completada la información: revisar los campos, seleccionar Guardar y esperar la confirmación.

Salesforce mostrará la notificación ¡Prospecto creado exitosamente!. El prospecto quedará en estado de aprobación.

16 Dashboard del prospecto

El dashboard concentra las principales acciones y estados del prospecto. La barra de estatus muestra:

17 Details

La pestaña Details concentra la información principal del prospecto. Desde esta sección se puede consultar información, editarla, revisar el estatus y actualizar campos.

Entre los datos visibles se encuentran:

18 Related

La pestaña RELATED concentra las entidades relacionadas con el prospecto. Durante el proceso se utilizan principalmente:

• Netpay Companies.
• Netpay Branches.
• Netpay Stores.
• Simulaciones de tasas.

19 Carga de evidencia

La evidencia constituye el primer filtro del proceso.

19.1 Evidencia válida

La evidencia debe demostrar que existió una negociación previa con el cliente. Ejemplos indicados en el manual:

• Cadena de correo electrónico.
• Captura de pantalla.
• Imagen de WhatsApp.

La evidencia debe demostrar un acuerdo o interacción inicial con el cliente.

20 Evidencia y aplazamiento

En la sección Carga de Evidencia aparecen dos opciones:

21 Regla para la primera evidencia

Procedimiento

1. Seleccionar Cargar archivos.
2. Seleccionar el archivo correspondiente.
3. Esperar a que termine la carga.
4. Confirmar el mensaje de carga exitosa.

Salesforce mostrará una confirmación indicando que el archivo fue cargado correctamente.

22 Aprobación de evidencia

Después de cargar la evidencia: esperar la validación de Desarrollo a Distribuidores, revisar las notificaciones de Salesforce y confirmar la aprobación.

Cuando la evidencia sea aprobada: Nuevo → Contactado. El estado Contactado habilita la continuación del proceso.

23 Crear Company

Una vez aprobada la evidencia se procede a crear Company.

23.1 Fuente. Utilizar como fuente principal la Constancia de Situación Fiscal (CSF).

23.2 Acceso. Desde el prospecto: abrir RELATED, seleccionar Netpay Companies, seleccionar Nuevo.

24 Formulario Netpay Company

El formulario se identifica como Crear Netpay Company: Netpay Company RT.

24.1 Información de la compañía

24.2 Representante legal

Completar la sección Datos del Representante Legal:

• Nombre.
• Segundo Nombre.
• Apellido Paterno.
• Apellido Materno.
• Fecha de nacimiento.

25 Marketing Company

El campo Marketing Company debe reflejar la preferencia del cliente respecto a recibir publicidad de Netpay. Seleccionar la opción correspondiente. No asumir la preferencia.

26 Validación de Company

Antes de guardar, confirmar:

Seleccionar Guardar. El sistema mostrará una confirmación de creación del Netpay Company.

27 Crear Branch

Una vez creado Company se debe crear Branch.

27.1 Fuente. Utilizar principalmente el Comprobante de Domicilio (CDD).

27.2 Acceso. Desde la pantalla principal del prospecto: seleccionar Crear Branch, completar el formulario, guardar.

28 Formulario Crear Branch

Completar los demás campos solicitados por Salesforce antes de guardar.

29 Relacionar Branch con Company

En el campo Netpay Company seleccionar el Company creado anteriormente.

1. Abrir el buscador de Netpay Company.
2. Seleccionar el Company correcto.
3. Verificar que corresponda al prospecto.
4. Completar los demás campos.
5. Seleccionar Guardar.

El sistema mostrará una confirmación de que el Branch fue creado correctamente.

30 Validación Company + Branch

Antes de continuar verificar que en el prospecto existan Netpay Company y Netpay Branch. Ambos registros deben estar correctamente relacionados.

31 Cambio a Simulación de tasa

Una vez creados Company y Branch:

1. Ir a Details.
2. Localizar Estatus del prospecto.
3. Cambiar a Simulación de tasa.
4. Seleccionar Guardar.
5. Confirmar el cambio de estatus.

32 Acceder al simulador

Desde el prospecto: ir a RELATED, seleccionar Netpay Companies, localizar el Company, seleccionar Simulador.

La pantalla muestra acciones relacionadas como Enviar Carta Condiciones, Simulador y Modificar. Seleccionar Simulador.

33 Información para la simulación

Utilizar la información previamente cargada por el distribuidor. Cuando corresponda, consultar la solicitud correspondiente al GIRONA en Flokzu.

La documentación fuente identifica el simulador de Tarjeta Presente como parte de esta etapa.

34 Tipo de simulación

En Tipo de Simulación aparecen: Tarjeta presente · Ecommerce · Paquete fijo · Paquete variable · ISOs.

Para este proceso seleccionar Tarjeta presente y después Aceptar.

35 Simulador de rentabilidad

Se abrirá Simulador de Rentabilidad. La pantalla contiene secciones como General, Volumen, Configuración, Terminales y Tasas.

Capturar la información conforme a la documentación y condiciones comerciales correspondientes.

36 Resultado del simulador

37 Confirmación de simulación

Después de crear la simulación, Salesforce mostrará una confirmación de que la simulación fue creada correctamente. La simulación queda registrada en Salesforce.

38 Carta de condiciones

Una vez creada la simulación:

1. Abrir la opción correspondiente a la carta de condiciones.
2. Revisar la carta generada.
3. Verificar la información.
4. Confirmar que las condiciones correspondan con la simulación.

No avanzar a la carga de documentos hasta validar la carta.

39 Cambio a Carga de documentos

Después de revisar la carta: ir a Details, cambiar Estatus del prospecto a Carga de documentos, seleccionar Guardar.

40 Acceso a NUFI

Después de guardar el estado Carga de documentos, Salesforce genera una liga de acceso a NUFI. La liga se almacena en URL NUFI.

Si la liga no aparece: actualizar la página, presionar F5, revisar nuevamente.

41 Documentación en NUFI

La pantalla de NUFI muestra el proceso de alta/onboarding y una sección Documentos Requeridos. Para el ejemplo de Persona Física aparecen:

• Representantes Legales.
• Estado de Cuenta.
• Info. Fiscal.
• Sucursales.

También se muestra: progreso general, documentos completados, documentos pendientes y Enviar Documentación.

42 Carga de documentos

Para cada sección:

1. Abrir la sección.
2. Seleccionar la opción de carga.
3. Subir el documento correspondiente.
4. Confirmar la recepción.
5. Continuar con la siguiente sección.

Todos los documentos deben estar en PDF.

43 Revisión manual en NUFI

Aunque NUFI realice validaciones automáticas, se debe realizar una revisión manual. Verificar:

44 Completar documentación

Cuando todos los documentos requeridos hayan sido cargados:

• Las secciones correspondientes aparecerán como completadas.
• El progreso general deberá reflejar la documentación cargada.
• Enviar Documentación deberá quedar habilitado.

No enviar mientras existan documentos pendientes.

45 Enviar documentación

Cuando todas las secciones estén completas:

1. Confirmar que no existan documentos pendientes.
2. Revisar nuevamente la información.
3. Seleccionar Enviar Documentación.
4. Esperar la confirmación.

NUFI mostrará una confirmación de que la solicitud fue completada correctamente y asignará un número de folio.

46 Firma digital

Una vez enviado el contrato a firma:

1. El cliente recibe un correo electrónico.
2. El correo contiene la solicitud de firma digital.
3. El cliente abre el enlace.
4. El cliente completa la firma utilizando sus datos biométricos.

El socio comercial debe:

• Informar al cliente que la firma es indispensable.
• Dar seguimiento.
• Resolver dudas.
• Atender incidencias.

El documento fuente describe la firma electrónica mediante Mifiel.

47 Puntos de control críticos

48 Manejo de incidencias

49 Checklist operativo

50 Reglas de operación

1. Nunca asumir información; utilizar la documentación como fuente.
2. El giro debe coincidir con CORE.
3. La CSF es la fuente principal para Company.
4. El CDD es la fuente principal para Branch.
5. La primera evidencia debe cargarse exclusivamente en Evidencia.
6. No cargar documentación adicional antes de aprobar la evidencia.
7. No avanzar a simulación sin Company y Branch.
8. En el simulador seleccionar Tarjeta presente.
9. No crear la simulación si el resultado no es Aprobado.
10. Revisar la carta de condiciones antes de cargar documentos.
11. En NUFI revisar manualmente todos los documentos.
12. No enviar documentación mientras existan pendientes.
13. Confirmar cada cambio de estatus antes de avanzar.
14. El cliente debe completar la firma digital para concluir el proceso.

51 Límites del procedimiento documentado

El manual fuente documenta el proceso desde la creación del prospecto hasta la firma electrónica. Aunque Salesforce muestra los estados Alta en core, Perdido y Convertido, el documento fuente no proporciona instrucciones detalladas para ejecutar estas etapas.

Por lo tanto, estas etapas quedan fuera del procedimiento operativo detallado de esta versión y deberán documentarse por separado si se requiere un proceso de punta a punta.

52 Criterio de finalización

El proceso documentado se considera concluido cuando:

1. El prospecto fue creado correctamente.
2. La evidencia fue validada.
3. Company fue creado.
4. Branch fue creado.
5. La simulación fue aprobada y creada.
6. La carta de condiciones fue revisada.
7. La documentación fue cargada en NUFI.
8. La documentación fue enviada correctamente.
9. El cliente recibió la solicitud de firma.
10. El cliente completó la firma digital.

53 Control de cambios